成都ISO9000--档案管理规程
1 目的：规范业主档案的保管与跟踪工作。
2 范围：适用于物业管理处业主档案与跟踪。
3 职责
3.1 管理处物业主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2 管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
4 程序要点
4.1 业主档案内容
4.1.1 经业主签署后的《业主公约》。
4.1.2 经业主签署后的《消防安全责任书》。
4.1.3《业主家庭情况登记表》。
4.1.4《钥匙领用登记表》。
4.1.5《业主证领用登记表》。
4.1.6《业主入住验房表》。
4.1.7《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。
4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。
4.1.9 业主的有关证件复印件。
4.1.10 其他应保存的资料。
4.2 档案盒(夹)的制作
4.2.1 根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：ct－××－××业主档案：表示诚通物业管理有限公司××管理××业主档案。
4.2.3 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3era位置上，并排列在档案柜中。
4.3士业主档案袋的制作
4.3.1 准备适量的26cm×40cm左右尺寸的档案袋。
4.3.2 将写有“栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。
4.4 将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.5 将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房问号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
4.6 按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名，入住时间、档案页数、备注等栏目。
4.7 业主档案的跟踪
4.7.1当发生下列情况变化时，管理处物业管理员应将变化情况记录在业主档案中：
a)通讯电话联络方式发生变化时；
b)业主发生更替时。
4.7.2 业主档案跟踪管理，由管理处物业管理员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。
4.8 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处经理批准，经管理处物业档案管理员办理登记手续后方可查阅。
4.9业主档案应永久保存。
4.10 具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
4.11 本规程执行情况作为管理处物业档案管理员绩效考评的依据之一。
5 记录
《业主档案目录》
6 相关支持文件
成都诚通咨询有限公司
2012.8